校屬各單位：

根據學校檔案工作安排,2012年度文件材料歸檔工作現已開始。為做好學校文件材料歸檔工作，現將有關事項通知如下：

一、時間安排

    各單位2012年度歸檔文件材料的移交時間為：自本通知發布之日起至2013年5月31日，屆時將各單位文件材料歸檔情況予以公示。

二、歸檔范圍

2012年1月1日至2012年12月31日期間，學校黨政管理、科研、教學、外事、資產與設備管理、出版、產品生產與開發等各項活動中產生的具有保存價值的文件材料，均應歸檔。歸檔范圍參照教育部《高等學校檔案實體分類法》、《高等學校檔案工作規范》、國家檔案局《歸檔文件整理規則》和《華北水利水電學院檔案歸檔范圍和保管期限表》等相關標準執行。

三、歸檔要求

1.各單位領導要高度重視各類文件材料的歸檔工作，兼職檔案員要切實履行自己的工作職責，負責本部門歸檔材料的收集、整理工作。

2.保證歸檔文件材料收集完整齊全，兼職檔案員在整理過程中要逐件檢查，不要缺項、漏項,不要把屬于一個內容的檔案材料人為地分割開或遺漏，并按時移交學校檔案館。確保文件材料的原件歸檔，杜絕使用復印件代替。

3.歸檔的文件材料實行雙套制歸檔方法，即歸檔材料載體包括紙質材料和相應的電子文件材料（如照片、光盤、磁盤等），同一文件兩套載體一同歸檔。

4.歸檔文件要打印《歸檔文件目錄》和《檔案移交目錄》，各一式兩份，將文件材料按順序排列清楚。在移交紙質文件材料的同時需提供相應的電子目錄和文件，并要求目錄、內容、排列順序完全一致。（表格可在學校檔案館主頁下載）

5.檔案移交嚴格履行交接手續。移交檔案時，交接雙方當面檢查，按立件歸檔要求進行驗收,不符合要求的要退回歸檔部門整改，直至驗收合格后方可辦理移交手續。

2013年各類文件材料的歸檔工作時間較緊，任務較重，希望各單位兼職檔案人員按照檔案館的具體安排和工作要求，認真做好本單位各類文件材料的歸檔工作。對于歸檔中遇到的技術問題，可與檔案館工作人員聯系。特此通知。

    聯 系 人：董延延、張叢

    聯系電話：69127609   69127256

檔案館 

2013年3月25日