校屬各單位：

根據《高等學校檔案工作規范》、《華北水利水電大學檔案管理辦法》(華水政【2014】160號) 和《華北水利水電大學榮譽檔案管理暫行辦法》（華水政【2018】232號）的相關要求，2019年檔案歸檔工作即日起開始。為做好學校歸檔工作，現將有關事項通知如下：

　　一、時間安排

　　2019年3月1日至2019年11月31日。具體時間要求如下：

　　（一）各職能部門檔案在2019年5月31日之前完成歸檔；

　　（二）各教學科研單位檔案在2019年11月31日前完成歸檔；

　　（三）基建類檔案在項目竣工后3個月內完成歸檔；

　　（四）財會類檔案在會計年度結束后，由財會部門保管1年，期滿后移交學校檔案館歸檔；

　　（五）榮譽檔案于2019年5月31日前上交《榮譽檔案統計表》至學校檔案館。

　　二、歸檔范圍和歸檔要求

　　（一）文書科技檔案

　　1.文書科技檔案的歸檔范圍

　　2018年1月1日至2018年12月31日期間，學校黨群、行政、科研、教學、外事、資產與設備管理、出版、財會、基建、產品生產與開發等各項工作和活動中產生的具有保存價值的文件材料、圖表、照片、聲像、實物等各種不同形式的載體材料均屬本單位的歸檔范圍，均應歸檔。歸檔范圍參照教育部《高等學校檔案實體分類法》、《高等學校檔案工作規范》、省檔案局《歸檔文件整理規則》和《華北水利水電大學檔案歸檔范圍和保管期限表》等相關標準執行。

　　2.文書科技檔案歸檔要求

　　（1）保證歸檔文件材料收集完整齊全，兼職檔案員在整理過程中要逐件檢查，確保文件材料的原件歸檔，杜絕使用復印件。

　　（2）文件材料以件為單位裝訂，不要把屬于一個內容的檔案材料人為地分割開或遺漏，不要缺項、漏項。

　　（3）歸檔文件要打印《歸檔文件目錄》和《檔案移交目錄》，各一式兩份，將文件材料按順序排列清楚。在移交紙質文件材料的同時需提供相應的電子目錄和文件，并要求目錄、內容、排列順序完全一致。文件材料移交時嚴格履行交接手續，交接雙方當面檢查，按立卷歸檔要求進行驗收,不符合要求的要退回歸檔部門返工，直至驗收合格后方可辦理移交手續。

　　（二）榮譽檔案

　　1.榮譽檔案歸檔范圍

　　以榮譽檔案頒發日期為準，在2018年1月1日-2018年12月31日獲得的榮譽材料。

　　（1）上級政府頒發給學校的市廳級以上榮譽類；

　　（2）學校在教學、科研等活動中政府與社會團體頒發的市廳級以上榮譽類；學校在上級工會、團組織等開展各項競賽活動中市廳級以上獲獎類；

　　（3）教職工個人在進行教學、科研、管理等工作中獲得的市廳級以上獎項；學生個人參加各項活動獲得的省部級以上獎項。  

　　2.榮譽檔案歸檔要求

　　（1）以集體名義獲得的榮譽檔案由所在單位兼職檔案員收集、整理、歸檔；

　　（2）學校師生以個人名義獲得的榮譽檔案，根據自愿原則，由所在單位兼職檔案員收集、整理、歸檔；

　　（3）各單位先進行榮譽檔案歸檔統計工作，并根據擬歸檔榮譽檔案的具體情況填寫《榮譽檔案統計表》，于2019年5月31日前交至學校檔案館（表格在檔案館主頁上下載）；

　　（4）檔案館對各單位提交的《榮譽檔案統計表》進行統計審核并與各歸檔單位進行復核與再確認，然后根據榮譽檔案類型與數量分批制定移交時間。

　　各歸檔部門請組織本單位人員，認真梳理本單位在各項工作中形成并辦理完畢的文件、材料，將其中有憑證作用、有保存價值的材料交本單位兼職檔案員。兼職檔案員參照《華北水利水電大學檔案歸檔范圍和保管期限表》中本單位歸檔范圍認真收集文件材料。各單位兼職檔案員有變動的，請填報更換人員信息及單位意見，加蓋單位公章后報送學校檔案館。2019年檔案歸檔工作結束后，學校檔案館要進行統計、總結，對該項工作中表現突出的單位和兼職檔案員給予表彰。對于歸檔中存在的疑難問題，可與檔案館工作人員聯系。

　　檔案館：花園校區行政樓四樓 413、414

　　聯系人：董延延、劉璐、宋慧娟

　　聯系電話：61179308   61179307

　　Email:hsdag@ncwu.edu.cn

　　特此通知

　　校長辦公室   圖書館（檔案館）

　　2019年2月28日