校屬各單位：

    根據《高等學校檔案工作規范》和《華北水利水電大學檔案管理辦法》(華水政【2014】160號)的相關要求，2016年度文件材料歸檔工作即日起開始。為做好學校2016年文件材料歸檔工作，現將有關事項通知如下：

   一、時間安排

2016年3月28日至2016年12月31日。具體時間要求按《華北水利水電大學檔案管理辦法》(華水政【2014】160號)，第三章第十二條：

1.   各職能部門檔案應在2016年6月30日之前完成歸檔；

2.各教學科研單位檔案應在2016年12月31日前完成歸檔；

3.科研類檔案應在項目完成后2個月內完成歸檔，基建類檔案應在項目竣工后3個月內完成歸檔。

4.財會類檔案在會計年度終了后，可暫由財會部門保管1年，期滿后移交學校檔案館歸檔。

    二、歸檔要求

為了保證學校各類文件材料的收集、歸檔工作順利進行，請各單位檔案工作的負責人督促并支持本單位兼職檔案工作人員做好如下工作：

1．請組織本單位人員，認真梳理本單位在2015年度各項工作中形成并辦理完畢的文件、材料，將其中有憑證作用、有保存價值的材料(包括2015年以前應該歸檔沒有歸檔的)交本單位兼職檔案員。請組織兼職檔案員參照《華北水利水電大學檔案歸檔范圍和保管期限表》中本單位歸檔范圍認真收集文件材料。檔案工作負責人及兼職檔案工作人員有變動的單位，請填報更換人員信息及單位意見，加蓋單位公章后，一式兩份報送學校檔案館。同時認真做好新、老兼職檔案員的交接和新任兼職檔案員的業務指導工作，以便按時、保質地完成2015年度材料的整理、移交工作。

2. 歸檔范圍為2015年1月1日至2015年12月31日期間，學校黨政管理、科研、教學、外事、資產與設備管理、出版、財會、產品生產與開發等各項活動中產生的具有保存價值的文件材料，均應歸檔。歸檔范圍參照教育部《高等學校檔案實體分類法》、《高等學校檔案工作規范》、省檔案局《歸檔文件整理規則》和《華北水利水電大學檔案歸檔范圍和保管期限表》等相關標準執行。

    3.保證歸檔文件材料收集完整齊全，兼職檔案員在整理過程中要逐件檢查，不要缺項、漏項,不要把屬于一個內容的檔案材料人為地分割開或遺漏，并按時移交學校檔案館。確保文件材料的原件歸檔，杜絕使用復印件代替。歸檔的文件材料實行雙套制歸檔方法，即歸檔材料載體包括紙質材料和相應的電子文件材料（如照片、光盤、磁盤等），同一文件兩套載體一同歸檔。

    4.歸檔文件要打印《歸檔文件目錄》和《檔案移交目錄》，各一式兩份，將文件材料按順序排列清楚。在移交紙質文件材料的同時需提供相應的電子目錄和文件，并要求目錄、內容、排列順序完全一致。文件材料移交時嚴格履行交接手續，交接雙方當面檢查，按立卷歸檔要求進行驗收,不符合要求的要退回歸檔部門返工，直至驗收合格后方可辦理移交手續。

各單位兼職檔案人員按照檔案館的相關要求，認真做好本單位各類文件材料的歸檔工作。對于歸檔中存在的疑難問題，可與檔案館工作人員聯系。

2016年文件材料歸檔工作結束后，學校檔案館要進行統計、總結，將結果在全校公示。對該項工作中表現突出的單位和個人給予表彰，對工作不力沒有按要求完成本單位文件材料歸檔工作的單位和個人，提出限期整改或批評。按照學校相關規定要求，對在2016年文件材料歸檔工作中工作不力，造成該單位歸檔不及時、不完整等嚴重影響的單位和個人，年終考核不得評優。

本通知學校檔案館負責解釋。

    聯系人：董延延、龐斌、劉璐

    聯系電話： 69127609

    E-mail:dag@ncwu.edu.cn

   特此通知

    附件：檔案歸檔整理流程.docx

                                      校長辦公室檔案館

              2016年3月28日