校屬各單位：

為加強學校檔案管理工作，強化檔案收集力度，確保歸檔各類材料的齊全、完整，更好地服務于學校中心工作，記錄學校發展歷程，根據《高等學校檔案工作規范》《華北水利水電大學檔案管理辦法》的相關要求，2023年檔案歸檔工作即日起開始。現將有關事項通知如下：

一、時間安排

檔案歸檔時間為2023年3月24日至6月30日。

二、歸檔范圍和歸檔要求

（一）歸檔范圍

2022年1月1日至2022年12月31日期間，學校黨群、行政、科研、教學、外事、資產與設備管理、出版、財會、基建等各項工作和活動中產生的具有保存價值的文件材料、圖表、照片、聲像、實物、榮譽等各種不同形式的載體材料均屬歸檔范圍，都應歸檔。具體歸檔范圍參照教育部《高等學校檔案實體分類法》《高等學校檔案工作規范》、省檔案局《歸檔文件整理規則》和《華北水利水電大學檔案歸檔范圍和保管期限表》等相關標準執行。

（二）歸檔要求

1.保證歸檔文件材料收集完整齊全，兼職檔案員在整理過程中要逐件逐頁檢查，確保文件材料的原件歸檔，杜絕使用復印件。

2.文件材料以件為單位裝訂，不要把屬于一個內容的檔案材料分割開或遺漏，不要缺項、漏項，保證材料的完整性。

3.歸檔文件材料要統一形成《歸檔文件目錄》和《檔案移交目錄》，各一式兩份，將文件材料按順序排列清楚，要求歸檔文件目錄和紙質歸檔材料順序內容一致。

4.在向檔案館移交紙質文件材料的同時需提供相應的電子版《歸檔文件目錄》。文件材料移交時嚴格履行交接手續，交接雙方當面檢查，按立卷歸檔要求進行驗收,不符合要求的要退回歸檔部門返工，直至驗收合格后方可辦理移交手續。

5.各歸檔部門請組織本單位人員，認真梳理本單位在各項工作中形成并辦理完畢的文件、材料，將其中有憑證作用、有保存價值的材料交本單位兼職檔案員。兼職檔案員參照《華北水利水電大學檔案歸檔范圍和保管期限表》中本單位歸檔范圍認真收集文件材料。各單位兼職檔案員如有變動，請填報更換人員信息及單位意見，加蓋單位公章后報送學校檔案館。

6.對于未按時歸檔的部門，可寫出書面情況說明，加蓋公章后報送學校檔案館，逾期不交后果由各歸檔部門負責人和兼職檔案員負責。對于歸檔中存在的疑難問題，可與檔案館工作人員聯系。

聯系地址：圖書館東配樓三樓3040檔案收集室

聯系電話：61179307

Email : hsdag@ncwu.edu.cn

特此通知

 附件1各單位檔案歸檔整理流程.docx

 附件2華北水利水電大學歸檔文件目錄.xls

 附件3華北水利水電大學檔案移交目錄.doc

圖書館（檔案館）

2023年3月20日