關于2007屆畢業生檔案整理的通知
各院、系：
為做好我校2007屆畢業生檔案整理工作，根據《華北水利水電學院學生檔案管理暫行辦法》的有關規定，現對2007屆畢業生檔案的整理、郵寄提出以下要求：
一、高中、高考期間的材料（全面清理入學檔案，核查以下材料是否完整）
1、高中階段檔案；
2、高考檔案（當年的高考登記表、體檢表）；
3、高中階段是黨員、團員的學生，是否有黨、團員的有關材料。
二、大學期間的材料（核查學生在大學期間的材料，必須裝入檔案）
1、每位畢業生必須有三年的《學生學年小結》（建筑學專業須有四年）；
2、每位畢業生須填寫一份《畢業生登記表》( 由各院、系組織學生填寫，統一到校辦加蓋學校公章方可有效）；
3、在校期間學生獲各種校級以上的獎勵材料；
4、畢業生成績單、畢業生報到證、黨員材料或入黨積極分子材料；
5、違紀處分材料（警告處分以上學院文件）。
三、檔案封皮的填寫要求
1、檔案封皮書寫清楚、規范，必須用毛筆或鋼筆書寫，不得使用非標準簡化字或繁體字；
2、封面上收件單位名稱要寫清楚，除黨政軍領導機關外，其它單位均應寫明詳細地址和郵政編碼（要寫上哪個省、市、單位名稱）；
3、不得用郵政信箱或街道門牌號代替收寄件單位名稱；
4、封面上必須蓋上《機密》戳記。方能寄機要；
四、填寫《學生檔案目錄材料》的要求
每位畢業生檔案須有一份《學生檔案目錄材料》清單，填清各項后裝入檔案袋，以便用人單位查收。
五、填寫《學生檔案轉遞通知單》的要求
《學生檔案轉遞通知單》要填寫清楚，橫線上只寫用人單位名稱，第----號請各院、系填寫學生本人班級學號（如：200300101），要把學生編號（第----號）全部寫上（三處），以方便用人單位寄回執單方便查收。
六、檔案郵寄地址按照就業報到證上所提供的填寫，由每位畢業生簽字確認。
七、學生處將組織專人落實畢業生檔案整理工作，負責學生檔案的老師或輔導員要認真填寫學生檔案清單。
八、若個別學生因特殊原因申請保留檔案，由學生本人寫出申請，經所在院、系領導審核后，暫時由各院系保管。
九、集中收寄檔案時間安排（具體時間另行通知）
各院、系要在規定的時間內整理好檔案，提前與學生處老師聯系郵寄。
十、其他問題：
1、無高中階段檔案者，請詳細統計，并要請學生核實無檔原因，做好記錄。
2、各院系可根據情況先整理可以裝檔的材料，其他材料如成績單、報到證等按有關單位要求及時裝檔。
3、聯系人：李淑萍 尹俊麗 王艷艷
學 生 處
2007年6月15日
