校屬各單位：

    按照《高等學校檔案管理辦法》、《華北水利水電大學檔案管理辦法》和《華北水利水電大學立卷歸檔管理規定》的相關要求，請各單位將本部門2016年產生的在歸檔范圍內的各類文件材料按歸檔要求整理好并移交檔案館。若有2016年度以前未歸檔的各類文件材料，按要求分年度整理好一并歸檔。現就有關事項通知如下：

    一、歸檔范圍

    歸檔范圍為2016年1月1日至2016年12月31日期間，學校教學、科研、外事、黨政管理、資產與設備管理、基建、出版、財會、產品生產與開發等各項活動中產生的具有保存價值的文件材料，均應歸檔。歸檔范圍參照教育部《高等學校檔案實體分類法》、《高等學校檔案工作規范》、省檔案局《歸檔文件整理規則》和《華北水利水電大學檔案歸檔范圍和保管期限表》等相關標準執行。

    1.凡本單位在工作活動中直接形成的，能反映本單位工作和活動，并且具有一定保存價值的文字、圖表、聲像、實物等各種不同形式的載體材料均屬本單位檔案的歸檔范圍。

2.歸檔的文件材料包括紙質材料和相應的聲像、電子等文件材料（光盤、照片等）。聲像、電子類文件材料作為紙質材料的副本，隨紙質文件材料一同歸檔。

    3.以學校名義獲得的各種證書、獎牌、獎杯、錦旗等以及在校際交流中具有保存價值的實物檔案。

    二、歸檔要求

    1.各單位主要負責人負責組織本單位人員，認真梳理本單位在2016年度各項工作中形成并辦理完畢的文件、材料，將其中有憑證作用和保存價值的材料(包括2016年以前應該歸檔沒有歸檔的)交本單位兼職檔案員。請組織兼職檔案員參照《華北水利水電大學檔案歸檔范圍和保管期限表》中本單位歸檔范圍，認真收集文件材料。檔案工作負責人及兼職檔案工作人員有變動的單位，請填報更換人員信息及單位意見，加蓋單位公章后，一式兩份報送學校檔案館。同時認真做好新、老兼職檔案員的交接和新任兼職檔案員的業務指導工作，以便按要求高質量完成檔案材料的整理、移交工作。

    2.各單位分管檔案工作的領導要切實加強對本單位歸檔工作的領導，兼職檔案員要切實履行職責，做好本單位歸檔材料的收集、整理與移交工作，保證歸檔文件材料完整、齊全，并按時移交，任何單位和個人不得將應歸檔材料據為己有。

    3.凡產生的文件材料涉及多個部門的，由主辦部門負責歸檔，相關部門協助提供材料。

    4.歸檔的文件材料應是原件，復印件原則上不歸檔。凡不符合要求的歸檔材料，必須按照檔案館要求進行整理后，再行提交。

    5.歸檔材料必須完整，兼職檔案員在整理過程中要逐卷（件）檢查，不缺頁，不漏項。

    6.歸檔的聲像、實物檔案須標明事由（事件）及時間、地點、人物；歸檔的電子檔案須標明與紙質檔案相符的標題及時間。

    三、歸檔流程

    1.時間安排：2017年3月31日至2017年12月31日。具體時間要求按照《華北水利水電大學檔案管理辦法》(華水政【2014】160號)第三章第十二條要求辦理：

   （1）各職能部門檔案應在2017年6月30日之前完成歸檔；

   （2）各教學科研單位檔案應在2017年12月31日前完成歸檔；

   （3）科研類檔案應在項目完成后2個月內完成歸檔；

      （4）基建類檔案應在項目竣工后3個月內完成歸檔。

   （5）財會類檔案在會計年度終了后，可暫由財會部門保管1年，期滿后移交學校檔案館歸檔。

    2.歸檔驗收：歸檔文件材料移交時，交接雙方當面檢查，檔案館工作人員按立卷歸檔要求進行驗收，不符合要求的請歸檔部門按要求整理合格后，辦理移交手續。

    3.移交手續：歸檔單位移交檔案材料時必須根據移交類型填寫相應的“檔案移交目錄表”，（詳見檔案館網站），目錄表一式2份，交接雙方簽字后，歸檔單位留存1份，檔案館留存1份備查。

    4.移交地點：

    檔案館：花園校區行政樓四樓 413、414

    聯系人：董延延、龐斌

    聯系電話：61179307、61179308

    各單位兼職檔案人員要按照學校檔案工作的相關要求，認真做好本單位各類文件材料的歸檔工作。對于歸檔中存在的疑難問題，可與檔案館工作人員聯系。文件材料歸檔工作結束后，學校檔案館要進行統計、總結，將結果在全校公示。對該項工作中表現突出的單位和個人給予表彰，對工作不力沒有按要求完成本單位文件材料歸檔工作的單位和個人，提出限期整改或批評。

    特此通知

                       校長辦公室、檔案館

                          2017年3月29日